Notionのデータベースのグループが便利

概要

Notionのデータベースに追加されたグループについてのお話。

最近はメモとかをNotionに集約しつつも、ToDo系は別のツールを使っていた。
ただ、 Notion でもToDo管理できないかな〜とボードやリストを試してはやめるを繰り返しており、常用することはなかった（別に他の専用のサービスでいいかなという気持ちになってしまう）。
しかし、改めてふと思いたって調べてみると、去年の10月にグループという機能が出てきており、サブグループを使うことで個人的に課題だと感じていた問題が諸々解決できたので継続して使うことにした。

Notion 2.13：データベースのグループ化・サブグループ化

ToDoに求めていたこと

もともとToDoに求めていたこととして、

1. カンバンボードで管理する
   これはほとんどToDoサービス（Notion, Todoist, Asana, GitHub Projects…）でほぼ実現できる。
2. タグ付けして管理する
   これもほとんどのToDoサービスで実現できる。
3. 全体を俯瞰しつつも、視認性を高める

3つ目について、他のToDoも含めてずっとモヤモヤしていてできていなかったのが、全体を俯瞰しつつも視認性を高める方法だ。
AsanaやTodoistはプロジェクトという単位でわけることができるが、全体を俯瞰してタスク状況を把握するのが難しい。
そのため、１つのプロジェクトで管理してタグで分別する方法や、別々のプロジェクトに分別して、共通の場所（Asanaならマイタスク、TodoistならInbox, GitHub Projectsなら組織レベルのProjectを作ってそこに各種issueを入れる）で管理するようにしていたが、これも使いづらいな〜とずっと思っていた。

そこで、Notionの機能を調べてみると、タグをサブグループ化することができることがわかった。
これを使うことで、スイムレーンのようなラインを作ることができ、俯瞰してタスクを管理することができるのと、複数のデータベースを作成する必要がないのでデータベースの管理も１つになって良さそうということがわかった。

変更前

デフォルトのカンバンボードビュー（タスクはすべて架空のもの）。
これでも管理できなくはないが、量が多いので色々混ざっている😅
プロジェクト単位でデータベースを分ければ良いが、それだと他のToDoサービスと同じで、見通しがしづらいかな〜と思っていた。

変更後

サブグループを使うことで、横軸をスイムレーンのように設定でき、各管理用のタグごとに分けることができた。

色のレーンを横にできると良かったが、背景色は列だけのようなのと、横に流れていくように管理したいのでこのままにしている。

設定

設定は、デフォルトで設定無しになっているサブグループに、管理タグとしてマルチセレクトを選択して、マトリクスで使用する単語を設定する。
また、これとは別にメタな情報は別のプロパティをマルチセレクトで追加しておく。

そのままだと、重複して表示されてしまうので、行と列、それぞれで不要な管理タグを非表示にしておけばOK。
あとはいつもどおりにカードを作って、移動させれば自動的にタグが変更されていく。

フィルター

プロパティで最終更新日時を追加しておき、Doneが一ヶ月以上前になった古いタスクは非表示になるように、フィルターも追加しておく。

テーブルビュー

ボードビューだけだと、タスクからタグを間違えて削除してしまったときに見失うことがあったので、テーブルビューもあると良い。
なにかあったときように、ビューを置いてあれば見た目を切り替えてタスクを確認ができる。

まとめ

最初にNotionを使いはじめたときは不思議なUIとURLやパスを書きたいのにスラッシュのコマンドを呼び出してしまったり、Notionは慣れないかもしれないと思っていた。
しかし、ほとんどのページをデータベースを使って管理するようになったことで、一気に便利さが加速したように思う。
今回の機能はよく知られているものかどうかは定かではないけど、個人的にはとてもヒットした機能だったのでブログに残すことにした。
これからも新しい機能が出てきたら試していきたい。